Deutsche Rechtsabteilungen stehen unter Innovationsdruck. Kosten werden zunehmend hinterfragt, während die Komplexität der Themen und der Leistungsdruck steigt. Gleichzeitig ist das Thema Legal Tech in aller Munde. Es liegt auf der Hand, durch den Einsatz von Technologie die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Angesichts dieser Herausforderungen wird der Einsatz spezialisierter Software für Rechtsabteilungen immer unverzichtbarer, um sowohl Effizienz als auch Kosteneinsparungen zu realisieren.
Die richtigen digitalen Anwendungen finden
Die digitale Transformation hat das Potenzial, die Arbeitsweise von Rechtsabteilungen grundlegend zu verändern. Durch effizientes Case-Management und den Einsatz digitaler Lösungen können nicht nur die Überwachung von Fristen und die Kommunikation verbessert, sondern auch erhebliche Kostenersparnisse realisiert werden. Die Herausforderung liegt darin, die richtigen digitalen Anwendungen zu finden und erfolgreich zu implementieren.
Wie können die richtigen digitalen Anwendungen gefunden werden?
Um die richtigen digitalen Anwendungen für Ihre Rechtsabteilung zu finden, sollten Sie einen strukturierten Ansatz verfolgen. Beginnen Sie mit einer genauen Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse und identifizieren Sie Bereiche, in denen digitale Lösungen den größten Einfluss haben könnten. Setzen Sie sich mit Ihren Teammitgliedern zusammen und sammeln Sie Feedback über wiederkehrende Probleme oder Engpässe in der täglichen Arbeit. Untersuchen Sie, wie digitale Lösungen, wie etwa effizientes Case-Management oder automatisierte Dokumentenverwaltung, diese Herausforderungen adressieren könnten
Betrachten Sie den Markt und vergleichen Sie verschiedene Software-Lösungen, die speziell für die Bedürfnisse von Rechtsabteilungen entwickelt wurden. Achten Sie dabei auf Anwendungen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen und die eine reibungslose Kommunikation und Überwachung von Fristen ermöglichen. Es ist auch wichtig, dass die ausgewählten digitalen Anwendungen skalierbar sind und sich an das Wachstum und die sich ändernden Anforderungen Ihrer Abteilung anpassen können.
Schließlich sollten Sie Pilotprojekte oder Demoversionen der Software in Betracht ziehen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der digitalen Lösungen zu bewerten, ohne sich sofort langfristig zu binden. Durch die Einbeziehung des Endnutzers – Ihrer Rechtsexperten – in den Evaluierungsprozess, können Sie sicherstellen, dass die ausgewählte Software den Arbeitsfluss verbessert und echten Mehrwert bietet.
Return on Investment von Softwares ermitteln
Viele Rechtsabteilungen tun sich jedoch schwer damit, den Return on Investment (ROI) des Einsatzes neuer Software-Tools konkret zu berechnen. Viele Variablen sind schwer vorhersehbar. Es gibt viele Anbieter und teilweise schwer unterscheidbare Lösungen. Es fehlt technische Expertise. Fehlinvestitionen sollten unbedingt vermieden werden.
Einige General Counsels engagieren vor diesem Hintergrund „Legal Tech Manager“. Deren Aufgabe ist es meist, den Markt und die Bedürfnisse der Rechtsabteilung zu analysieren, Rentabilitätsrechnungen anzustellen, Software-Tools zu empfehlen und deren Einführung zu begleiten. Das ist ohne Zweifel sinnvoll, verursacht jedoch zunächst weitere Kosten und ist keine Garantie für eine zukunftsfähige Aufstellung.
Erstaunlich ist, warum vor diesem Hintergrund nicht häufiger zunächst die Effizienzthemen in Angriff genommen werden, die kein Investment erfordern und keine Risiken bergen. Im angloamerikanischen Raum wird bereits seit Jahren nicht mit engem Blick auf Technologie geschaut. Es wird eher überlegt und segmentiert, welche Arbeit anfällt und wie, welche Aufgaben am besten erledigt werden können.
Wie Sie den ROI ermitteln
Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Technologielandschaft ist es für Rechtsabteilungen entscheidend, sich auf eine zentrale Verwaltung zu konzentrieren, die eine reibungslose Kommunikation und Koordination innerhalb des Teams ermöglicht. Digitale Plattformen und Tools bieten Lösungen für eine verbesserte Zusammenarbeit und Effizienzsteigerung, die weit über das traditionelle Case-Management hinausgehen. Die Integration dieser digitalen Lösungen kann die Arbeitsabläufe optimieren und gleichzeitig die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Aufgaben und Fristen verbessern.
Die Ermittlung des Return on Investment (ROI) für Software in Rechtsabteilungen ist ein mehrstufiger Prozess. Beginnen Sie mit der Definition klarer Ziele, die Sie mit der neuen Software erreichen möchten. Diese Ziele könnten eine Reduzierung der Zeit für die Dokumentenverwaltung, eine verbesserte Fehlerquote oder eine schnellere Durchlaufzeit von Fällen umfassen. Setzen Sie messbare KPIs für jedes Ziel fest, um den Erfolg der Software objektiv bewerten zu können.
Sammeln Sie Daten vor und nach der Implementierung der neuen Software, um einen direkten Vergleich zu ermöglichen. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur direkte Kostenersparnisse, sondern auch qualitative Verbesserungen, wie z. B. eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit oder eine verbesserte Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung.
Nutzen Sie Analysetools und Berichte, die viele moderne Software-Lösungen für Rechtsabteilungen bieten, um die Nutzung und Effizienz der Software zu überwachen. Analysieren Sie die gesammelten Daten regelmäßig und passen Sie Ihre Prozesse entsprechend an, um den ROI kontinuierlich zu optimieren.
Es ist auch wichtig, den indirekten Nutzen der Software zu berücksichtigen, wie z. B. die Risikominimierung durch bessere Einhaltung von Vorschriften und Fristen oder die Stärkung des Markenimages durch schnelle und professionelle Reaktionen auf rechtliche Anfragen.
Durch die Kombination dieser Methoden können Sie einen umfassenden Überblick über den ROI Ihrer Software-Investitionen erhalten und fundierte Entscheidungen über zukünftige Technologieausgaben treffen.
ALSPs als kosteneffiziente Lösungen
Manchmal lautet die Antwort Technologie, und manchmal lautet die Antwort Mensch.
Menschliche Arbeitskraft ist heute jedoch nicht mehr auf die festangestellten Kapazitäten der Abteilung oder teure externe Kanzleien beschränkt, mit wenig Flexibilität und wenig (Kosten-) Optimierungspotential. Wird an dieser Stelle breiter gedacht und die flexiblen Ressourcen von ALSPs (Alternative Legal Services Providers) einbezogen, können fast immer sofort erhebliche Effizienzverbesserungen erzielt werden. Ohne einen einzigen Cent in zukünftige Hoffnungswerte investieren zu müssen.
Darüber hinaus bieten die modernen ALSPs nicht nur flexible rechtliche Unterstützung, sondern auch fortschrittliche digitale Plattformen, die das effiziente Case-Management unterstützen. Diese Plattformen erleichtern die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Fällen und Kommunikation, was besonders für größere Kanzleien und Abteilungen von unschätzbarem Wert ist. Durch die Nutzung dieser digitalen Anwendungen können Rechtsabteilungen eine signifikante Steigerung ihrer operativen Effizienz erleben, ohne in teure neue Technologien investieren zu müssen. Die Kombination aus menschlicher Expertise und digitaler Unterstützung stellt somit einen umfassenden Ansatz dar, um den Herausforderungen der modernen Rechtslandschaft zu begegnen und gleichzeitig einen messbaren Return on Investment zu sichern.
